Eine nicht besetzte Stelle ist keine Ersparnis. Sie ist teurer, als es auf den ersten Blick erscheint. Neben einer schlechteren Performance des Betriebes, kann dies auch zu Kündigungen weiterer Mitarbeiter führen, die durch Mehrarbeit an Ihre Grenzen gebracht werden. In diesem Fall gilt es schnell zu handeln. Sollte das eigene Netzwerk, Karriereseite oder Stellenanzeigen nicht die geeigneten Talente hervorbringen oder sich aus politischen Gründen die Stelle nicht offiziell ausschreiben lässt, lohnt es sich über eine Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister nachzudenken. Doch wie funktioniert solch eine Zusammenarbeit mit einem mysteriösen „Headhunter“?

Was müssen Sie bei der Zusammenarbeit mit einem Personalvermittler beachten?

Personalvermittler sind Dienstleiter, die davon leben, Netzwerke zu pflegen und Talente gezielt zu akquirieren. Wie bei jedem externen Dienstleister ist diese Tätigkeit selbstverständlich auch mit Kosten verbunden, bringt jedoch Lösungen und bindet nicht Ihre eigenen kostbaren Kapazitäten. Bei der Auswahl eines Headhunters stellt sich zuerst die Frage, was für eine Stelle Sie besetzen möchte. Wie in fast allen Branchen gibt es auch unter Personaldienstleistern Generalisten und Spezialisten. Informieren Sie sich im Vorfeld über die Homepages der Anbieter, Ihrem eigenen Netzwerk und fragen Sie in einem ersten Gespräch nach Referenzen. Ein seriöser Anbieter wird Ihnen auf all Ihre Fragen Antworten und Unterlagen zur Verfügung stellen.

Kosten, Garantien und Zeiträume

Bei der Zusammenarbeit mit einem Dienstleiter ist es durchaus üblich, <s>dass</s> zu Beginn einer Suche oder eines persönlichen Gespräches, eine Rechnung zustellen. Diese Kosten sind anteilig für eventuelle Reisekosten und die internen Prozesse einer Suche zu sehen. Vergleichen Sie diese Anzahlung mit den Kosten für einer Stellenanzeige. Auch hier fallen im Vorfeld für die Bereitstellung der Stellenanzeige Kosten an ohne im Vorfeld zu wissen, ob die Anzeige mit Erfolg gekrönt wird.

Die Vermittlungssätze bei einer erfolgreichen Vermittlung differenzieren sich von Dienstleister zu Dienstleister. Wie immer im Leben sagen Preise nichts über die Qualität der jeweiligen Arbeit aus. Letztendlich muss die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister in Ihr Budget passen.

Der Betrieb sollte von dem vermittelten Talent einen Mehrwert erfahren, Daher ist es Usus, dass der Dienstleister für seine Tätigkeit in einer vereinbarten Garantiezeit dafür grade steht, wenn eine gelungene Zusammenarbeit aus arbeitstechnischen oder menschlichen Gründen mal nicht funktionieren sollte. In der Regel ist hier Zeitrahmen von 3-6 Monaten üblich, in der der Dienstleister eine kostenlose Nachbesetzung stellt.

Je nach Anforderungsprofil kann eine Suche Tage, im Ernstfall jedoch auch mal Monate dauern. Darum ist zu überlegen, ob es nicht Sinn macht von Beginn an einen Erfahrenen um Unterstützung zu bitten.

Welche Schritte kommen auf Sie zu?

Ist die Wahl auf einen Personaldienstleister gefallen, muss dieser erst einmal verstehen, was die Position genau beinhaltet und wie Ihre Anforderung an die Talente aussehen. Selbstverständlich sind viele Position und dessen Grundanforderungen vergleichbar, dennoch unterscheidet sich jeder Arbeitgeber voneinander und dies gilt es zu kommunizieren. Je mehr Information Sie bereitstellen, desto schneller kann ein passendes Talent gefunden werden. Dies ist der sensible Teil der Zusammenarbeit, denn hier gilt es bei der Wahrheit zu bleiben und keine Details über die Position auszulassen. Für einen Personaldienstleister ist es enorm wichtig, das Unternehmen sowie alle Arbeitsabläufe kennenzulernen um mit den Talenten in eine erfolgreiche Kommunikation zu starten. Idealerweise treffen Sie sich vor einer Zusammenarbeit mit dem Personaldienstleister und besprechen diese Dinge persönlich. So haben beide Seiten die Chance, alle nötigen Informationen auszutauschen und ein Bauchgefühlt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu entwickeln.

Mit den gesammelten Informationen wird der Personaldienstleister dann auf die Suche nach den richtigen Kandidaten Talenten gehen können. Kurzfristig kann ein gut gepflegtes Netzwerk an Talenten aus seinem Pool helfen. Je nach Anforderung oder Destination geht der Personaldienst- leister mit seinen erhaltenen Informationen auf die Suche nach ihnen und spricht potenzielle neue Mitarbeiter an. Erwarten Sie hier jedoch keine Wunder, auch hier kann er nur in den vorhandenen Kanälen tätig werden und keine Mitarbeiter im Keller in 3D drucken. Eine Rückmeldung über den aktuellen Stand der Suche sollte in regelmäßigen Abständen von beiden Seiten stattfinden.

Wenn die ersten Talente gefunden und Ihnen vorgestellt werden, liegt es an Ihnen mit dem Partner zu besprechen, ob die Berufserfahrung, die persönlichen Eigenschaften etc. bereits ideal zur geforderten Vakanz passen oder ob das Talent über einige wichtige Details nicht verfügt. Eine Zusammenarbeit muss auch bei der Personalsuche zu Beginn erst einmal wachsen und wird besser, je mehr Konversation zu den jeweiligen Talenten stattfindet. Eine Vorstellung sollte, neben lückenlosem Lebenslauf und Zeugnissen, immer auch ein Resümee beinhalten, in dem Sie weitere Details über den Kandidaten erhalten. So sind Softskills, Beweggründe eines Wechselwunsches und Antrieb sowie Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung eine wichtige Informationen zur Entscheidungsfindung.

Nun liegt es an Ihnen, wie sie mit dem Talent weiter vorgehen möchten. Soll es ein erstens Telefonat stattfinden oder soll direkt ein Vorstellungsgespräch vereinbart werden? Haben Sie Fragen zu den einzelnen Stationen oder zu den Fähigkeiten des Talents? Der Personaldienstleister ist hier in der Verantwortung, diese Fragen zu beantworten und ggf. die Koordination weiterer Termine zu übernehmen.

Alle Angaben des FachkräfteNavigators sind Empfehlungen, die nach besten Wissen ausgearbeitet wurden, jedoch ohne Gewähr. Bitte wenden Sie sich bei rechtlichen und steuerrechtlichen Fragen an Ihre Bezirksgeschäftsstelle des DEHOGA Bayern bzw. an Ihren Steuerberater. Für Rückfragen, Verbesserungs- oder Korrekturvorschläge freuen wir uns auf Ihre Hinweise an berufsbildung​[at]​dehoga-bayern.de.